Verslo valdymo sistemos, kas tai?

Tai įvairios, įmonių išteklių planavimo ir visų kitų verslo komponentų valdymo, programinės įrangos, kurios dar vadinamos verslo valdymo sistemomis (angl. business management software). Angliškas akronimas – ERP – iššifruojamas kaip enterprise resource planning. Paprastai, šią programinę įrangą sudaro integruotų taikomųjų programų komplektas, kurį organizacija ar bendrovė (tiek didelė ir sudėtingai valdoma įmonė, tiek ir smulkūs perspektyvūs verslai) gali naudoti įvairių duomenų surinkimui, kaupimui, talpinimui, apdorojimui, valdymui, analizavimui ir interpretavimui. Verslo valdymo sistemos aprėpia visus procesus nuo gamybos, marketingo ir finansų iki žmogiškųjų išteklių ir ryšių su klientais valdymo bei produkcijos krovinių pervežimo ir distribucijos.

Programinės įrangos pritaikymas verslo procesuose

Verslo valdymo sistemos (išteklių planavimo programinės įrangos) gali būti pritaikomos valdant įvairias verslo veiklas:

1. produkto planavimą ir kainą;
2. gamybą, paslaugų teikimą ir prekių tiekimą;
3. rinkotyrą, rinkodarą, pirkimų ir pardavimų valdymą;
4. inventoriaus ir atsargų valdymą;
5. produktų, žaliavų ar kitų prekių pakrovimą ir krovinių gabenimą;
6. mokėtinų ir gautinų sumų, ilgalaikio turto ir apmokėjimų valdymą bei finansines ataskaitas;
7. projektų apskaitas ir duomenų apie jas rinkimą, sisteminimą;
8. kokybės valdymą;
9. personalo valdymą ir kt.

Verslo valdymo sistemų pritaikymas įvairiose veiklų srityse leidžia susisteminti ir optimizuoti įmonės vidaus procesus, taupyti laiko ir kitus išteklius.

Kokia nauda iš verslo valdymo sistemų?

Verslo valdymo sistemos suteikia integruotą požiūrį į verslo procesus, o naudojamos bendrosios duomenų bazės, kurias palaiko duomenų bazių valdymo sistema, dažnai leidžia situaciją stebėti realiu laiku. Įvairios įmonių išteklių planavimo programinės įrangos (verslo valdymo sistemos) seka verslo išteklius — pinigus, žaliavas, gamybos pajėgumą – ir verslo įsipareigojimų būsenas: užsakymus, pirkimų užsakymus ir darbo užmokesčius. Tokios sistemos leidžia tvarkingai, sistemingai ir nuosekliai ne tik kaupti įmonės duomenis, bet ir naudoti juos plėtrai ir verslo optimizavimui. Taikomosios programos pasirūpina, kad sistema dalintųsi duomenimis įvairiuose departamentuose (gamybos, pirkimų, pardavimų, apskaitos ir t.t.), kurie patys ir teikia duomenis, ir jais dalinasi su kitais departamentais. VVS (verslo valdymo sistemos) palengvina keitimąsi informacija tarp visų verslo funkcijų ir valdo ryšius su išorinėmis suinteresuotomis šalimis.

Įmonių sistemos programinė įranga priklauso pramonei, skaičiuojančiai milijardus dolerių. Ši pramonė gamina komponentus, kurie palaiko verslo funkcijų įvairovę. Per pastaruosius dešimtmečius Jungtinėse Amerikos Valstijose veikiančių įmonių IT investicijos tapo didžiausia kapitalo išlaidų kategorija. Ir nors ankstyvosios verslo valdymo sistemos buvo orientuotos į stambių įmonių veiklas, mažesnės įmonės vis dažniau taip pat naudojasi VVS.

Verslo valdymo sistema yra laikoma gyvybiškai svarbiu organizaciniu įrankiu, nes ji sujungia įvairias organizacines sistemas ir palengvina gamybą bei sklandų darbų vykdymą be klaidų. Tačiau verslo valdymo sistemos kūrimas ir plėtojimas skiriasi nuo tradicinės sistemos plėtros. Verslo valdymo sistemos veikia įvairioje kompiuterinėje įrangoje ir tinklo konfigūracijose bei paprastai naudoja duombazę kaip informacijos saugyklą.

Verslo valdymo sistemų (arba enterprise resource planning) funkcinės sritys

VVS apima šias bendrąsias funkcines sritis. Daugelyje verslo valdymo sistemų šios yra grupuojamos kartu ir vadinamos verslo valdymo sistemų moduliais (angl. ERP modules).

• Finansinė apskaita: didžioji knyga, ilgalaikis turtas, mokėtinos sumos, kvitai, auditas, suderinti mokėjimai, gautinų sumų taikymas ir surinkimas, pinigų valdymas, finansinis konsolidavimas;
• Valdymo apskaita: biudžetas, kainos, išlaidų valdymas, veikla grindžiamas išlaidų apskaičiavimas;
• Žmogiškieji ištekliai: įdarbinimas, mokymas, darbo grafikai, darbo užmokesčiai, išmokos, 401(k) darbo planai, įvairovės valdymas, išėjimai į pensiją, separacija;
• Gamyba: inžinerija, medžiagų sąrašas, darbų užsakymai, planavimas, tvarkaraščiai, pajėgumas, gamybos eigos ir srautų valdymas, kokybės kontrolė, gamybos procesas, projektai, produkto gyvavimo ciklo valdymas;
• Užsakymų procesai: užsakymai grynaisiais pinigais, užsakymų įvestis, kreditų tikrinimas, kainodara, inventorius, krovinių pervežimai, pardavimų analizės ir ataskaitos, pardavimų eksploatacija;
• Tiekimo grandinės valdymas: tiekimo grandinės planavimas, tiekėjų sąrašo sudarymas ir planavimas, produkto konfigūracijos, grynųjų pinigų užsakymai, pirkimai, inventorius, paraiškų apdorojimas, distribucija vietiniuose regionuose ir pasaulyje, sandėliavimas (priėmimo, atidėjimo, surinkimo ir pakavimo);
• Projektų valdymas: projektų planavimas, išteklių planavimas, projekto kaštai, darbų sutrikimų struktūra, atsiskaitymai, laikas ir išlaidos, efektyvumo vienetai, veiklos valdymas;
• Ryšių su klientais valdymas: pardavimai ir marketingas, komisiniai, aptarnavimas, kontaktas su klientais, skambučių centro parama. Svarbu paminėti, jog santykių su klientais valdymas ne visada yra laikomas verslo valdymo sistemos dalimi, jis verčiau priskiriamas BSS (angl. Business Support systems) — verslo paramos sistemoms. Kuri Lietuvoje dažnai suprantama kaip dalis ERP (angl. enterprise resource planning) sistemos.